지난 시간에 '야근하지말자'에 대해 이야기했었는데, 야근을 줄이려면 개인적으로도 노력을 많이 해야한다.

일을 집중적으로 하고, 가능하면 일을 미루지 않고 해야할 일시간에 일을 끝내고 일찍 퇴근한 후에 자신이나 가족을 위한 시간을 보내야 '스마트'한 직장인이라고 할 수 있다. 그래서 스마트하게 일하기 위한 원칙들을 소개해볼까 한다.

1. 스마트하게 일하기 위한 원칙은 무엇인가?

모두 5가지가 있다. 영어 단어의 앞글자를 따서 S/ M/ A/ R/ T, 즉 'SMART' 원칙이라 외우면 될 것 같다.

스마트하게 일하려면 SMART원칙을 기억하길 바란다.

◎ 'S' : Single- Tasking을 말한다. 다시 말하면 한번에 한 가지 일만 집중해야 한다. 여러가지 일을 한꺼번에 벌여 놓고 동시에 멀티 태스킹이라고 하는데, 우리의 뇌는 멀티 태스킹을 잘 수행하지 못한다. 이건 인간의 뇌 연구로 알려진 것인데, 사람들은 한꺼번에 두 가지 이상의 일을 하면 일을 잘한다고 착각하지만, 멀티태스킹은 스마트하게 일하는 방법이 절대로 아니다.

요즘 뉴스를 보면 앵커가 말을 하는 동안 화면 하단에 주요기사 정보가 빠르게 흘러간다. 시청자들은 그걸 보면서 동시에 많은 정보를 얻는다고 착각하지만, 사실 나준에 물어보면 앵커가 어떤 말을 했는지 기억하는 정도가 매우 떨어진다고 한다. 하나의 일을 하다가 다른 일로 쉽게 전환되지 못한다. 연구에 따르면, 다른일로 전환하는데 걸리는 시간이 25분이나 된다고 한다. 멀티 태스킹을 많이 하게 되면 이렇게 워밍업 하느라 시간을 다보내고, 정작 일할 시간은 줄어들 수 밖에 없다. 우선순위에 따라 한 가지 일을 완벽히 끝내는 것이 스마트하게 일하는 방법이다.

◎ 'M' : Minimize 를 말한다. 즉, 일을 줄이라는 것이다. 일 욕심이 많은 사람들이 멀티 태스킹하는 이유는 다른 사람들에게 '난 일을 많이 한다고 보여주고 싶은 것도 있다. 일 많이 했다는 걸 증명하려고'양을 늘리는 경향'이 있다. 일 못하는 사람일수록 군더더기가 많다. 보고서도 10장이면 충분한데, 그걸 억지로 늘려서 50장,100장을 만들어 낸다. 양으로 승부해야 인정을 받는다고 생각하기 때문이다. 이건 절대 스마트한 생각이 아니다.

스마트하게 일하려면 업무의 핵심이 무엇인가 고민해야 하고, 일하는 과정을 간결하게 만들어야 한다. 간결하게 일하려고 하면 일의 시간이 많이 줄어들어 야근할 필요가 전혀 없다. 일의 범위가 넓으면 작게 나눈후에 하나씩 '격파'하는 방법으로 쓰면 좋다. 또한 상사가 큰 일을 맡겼다면, 어떻게 해야 일의 양을 효과적으로 줄이면서 원하는 결과를 얻을 수 있을지 상사와 먼저 논의해야 서로에게 좋다. 스마트한 사람은 일을 줄이는 사람이란걸 기억해야 한다.

◎ 'A' : Action Planning을 말한다. 앞 단계에서 간결하게 일의 범위를 정했으면, 그것을 어떤 절차로 진행할지 세부적인 행동을 정해야 한다. 여행을 계획할 때 " 이런 루트를 따라 가야겠다" 라고 계획은 잘 세우면서.. 일을 할 때는 그렇지 않은 사람이 의외로 많다.

할일 목록을 적어놓고, 하나씩 지워 나간다면, 내가 지금 어디쯤 와 있는지 잘 파악할 수도 있고, 더 빠른 지름길을 찾을 수도 있다. 차근차근 하나씩 일을 진행해 나가는 사람이 스마트한 사람이다.

※ 나의 마라톤 훈련일지를 보면서 훈련계획과 실행했을때(표기를 하는 방법)에 느끼는 감정에 대해 설명해준다.

또한, 목표한 바를 이루었을때의 기쁨은 말로 형언할 수 없이 기쁘다는 것도 알려준다.

◎ 'R' : Responsibility 를 말한다. 즉, 일하는 사람으로서 책임감 있게 행동하라는 것이다. 쉽게 말하면 일과시간엔 일에만 집중하라는 말이다. 직원들의 하루 일과를 관찰하면 오전엔 커피마시고 동료와 이애기하면서 얼렁뚱땅 시간을 흘려 보낸다. 그리고, 점심 먹고나서 좀 졸다가 오후 늦게 부터 진짜 일을 시작하는 사람이 의외로 많다. 이런 업무 습관이 업무에 병목과 지체를 야기한다. 고속도로에 어떤 차가 사고를 내면 그 뒤로 수십 Km의 정체가 발생한느 것과 마찬가지다. 머리를 식히기 위해 인터넷을 본다든지, 동료와 잡담을 나누는 것도 어느 정도 필요하지만, 그게 좀 과하면 뒤에 해야 할 일들이 눈덩이처럼 불러나 버려서 야근을 하지 않으면 안되는 것이다. 스마트하게 일하는 사람은 일과시간에 우직하게 일에 집중하는 사람이란걸 기억해야 한다.

※ 마라톤도 꾸준하게 준비하지 않으면 다음 대회를 준비하는데 많은 어려움이 뒤따른다. '나는 대회가 끝나도 힘들지만 운동의 강약을 조절하면서 꾸준하게 운동을 한다'라는 것을 훈련일지를 보여주면서 알려준다.

◎ 'T' : Time Management를 말한다. 시간을 잘 관리하라는 것이다. 하나의 업무를 시작할 때마다 언제까지 그것을 완료할 것인지 명확하게 설정해야 한다. "그냥 해보자. 어떻게든 끝나겠지"라고 생가하면 밤12시가 넘어가도, 일주일이 지나가도 일이 완료되기 힘들다. 마감일을 설정하고 일에 집중하다 보면, 퇴근 시간이나 금요일이 되기도 전에 일이 끝나 있게 된다. 일이 주어질 때마다 얼마나 시간을 쓸지 등급을 매기면 좋다. 1시간짜리, 하루짜리, 3일 짜리.. 이런식으로 정해 놓으면, 일이 착착착 진행된다는 느낌이 들 것이다. 많은 사람들이 마감일에 임박했을때 일을 하면 집중할 수 있고, 일이 잘 된다고 생각한다. 그러나 그것은 그냥 '기분이 그런것이다' 착각이다. 시간에 쫓겨서 만들어낸 결과물이 좋은 경우는 거의 없다. 뭐라고 지적하면 "시간을 좀 더 주면 더 잘 할 수 있을텐데.."라고 변명하는 사람들이 많다. 일이 주어지면 언제이건 간에 바로바로 끝내는 게 스마트하게 일하는 방법이다. 일을 좀 일찍 끝내놓고 천천히 검토할 시간을 가질 수도 있기 때문이다.

※ '마라톤은 거짓말을 안한다' 라는 말을 전해준다. 계획한 하루하루 훈련량을 미루고 있다가 한꺼번에 채우게 되면 목표를 당성하기는 커녕 심각한 부상으로 이어질 수 있다는 것을 알려준다.

◎ SMART원칙이 지켜지기 위해서 가장 중요한 포인트는 절대로 '미루지 말고 바로 실천해야 한다'라는 것이다. 스마트하게 일하기 위한 SMART원칙은 여러분들이 다 아는 것들이다. 하지만, 안다고 해서 행동하는 것은 아니다. 5가지 원칙을 실행하기 어렵다면 한 두 개만이라도 꼭!! 실천해 보기 바란다.

                                                                            출처 :  [유정식의 색다른 자기경영 ]